Tantangan Implementasi ERP

Ada beberapa tantangan utama untuk bisa mengimplementasikan ERP secara sukses.

1. It’s a lot of work.

Mengimplementasikan ERP sebagai sebuah proses pengambilan keputusan baru merupakan pekerjaan besar yang melibatkan sangat banyak orang di seluruh perusahaan, termasuk general management. Seluruh perusahaan harus belajar bagaimana menangani demand dan supply dengan cara baru. Kecepatan aliran informasi dengan Enterprise Software (ES) disatukan dengan pendekatan ERP akan menimbulkan pergeseran besar dalam cara berpikir perusahaan. Ini artinya pekerjaan yang banyak.

2. It’s a do-it-yourself project.

Implementasi yang berhasil harus dilakukan secara internal. Dengan kata lain, seluruh pekerjaan yang terlibat harus dikerjakan oleh orang-orang di perusahaan itu sendiri. Tanggung jawab tidak bisa diberikan kepada orang luar, seperti konsultan atau supplier software. Tidak akan berhasil. Konsultan memiliki peran memberikan pengetahuannya, tapi hanya orang-orang di dalam perusahaan yang tahu benar segala sesuatu di perusahaannya, dan memiliki otoritas untuk merubah segala sesuatu.

Jika tanggung jawab implementasi dipisahkan dari tanggung jawab operasional, maka siapa yang harus bertanggung jawab atas hasil? Jika hasil tidak ada, maka implementer akan menuduh pengguna yang tidak menjalankannya secara benar, sementara user akan menuduh implementer yang tidak mengimplementasikan secara benar.

Jadi sebuah prinsip kunci dari implementasi adalah:

IMPLEMENTERS = USERS

3. It’s not priority number one.

Masalahnya, orang-orang yang harus melakukannya telah sangat sibuk dengan prioritas utama mereka, yaitu menjalankan bisnis. Semua aktifitas lain tentu harus berada dibawahnya, karena jika tidak maka bisnis tidak berjalan. Implementasi ERP tidak bisa menjadi prioritas nomor satu, tapi harus memiliki prioritas yang sangat tinggi, misalnya nomor dua.

Masalah-masalah inilah yang menyebabkan banyak perusahaan tidak bisa melewati Kelas C. Alasan lainnya termasuk:

It’s people-intensive.

ERP seringkali disalah-artikan sebagai sistem computer. Tidak benar. ERP adalah sistem manusia yang dibuat mungkin oleh software dan hardware computer.

 It requires top management leadership and participation.

Jika tujuannya adalah untuk menjalankan bisnis yang lebih baik, maka general manager dan staf harus terlibat karena mereka sendirilah yang memiliki pengaruh nyata atas bagaimana bisnis harus dikelola.

Perubahan yang dibuat pada tingkat yang lebih rendah dalam organisasi tidak akan banyak memberikan manfaat.

It involves virtually every department within the company.

Tidak cukup hanya departemen manufaktur, logistik atau material yang ikut serta. Hampir semua departemen dalam perusahaan harus terlibat dalam menerapkan ERP, seperti pemasaran, teknik, penjualan, keuangan, dan sumber daya manusia.

It requires people to do their jobs differently.

Sebagian besar perusahaan yang menerapkan ERP harus menjalani perubahan besar dalam perilaku. ERP membutuhkan seperangkat nilai-nilai baru. Banyak hal-hal yang harus dilakukan berbeda, dan ini adalah jenis transformasi yang tidak mudah untuk dicapai.

Banyak orang mengasumsikan bahwa perubahan besar perangkat lunak seperti ES cukup untuk mencapai hasil yang besar. Sebenarnya, sistem ini hanya menggerakkan informasi lebih cepat dan lebih dalam di perusahaan. Jika proses pekerjaan aktual tidak berubah, maka kemudian informasi yang buruk akan bergerak lebih cepat dan dengan momentum yang berbahaya bagi seluruh perusahaan.

Para pengguna berpengalaman mengatakan bahwa menerapkan ERP lebih sulit daripada membangun sebuah pabrik baru, memperkenalkan produk baru, atau memasuki pasar yang sepenuhnya baru. Disinilah letak tantangannya.

Kabar baiknya, telah ada jalan untuk memenuhi tantangan ini. Mengimplementasikan ERP secara sukses, telah menjadi hal yang dapat dipastikan – jika dijalankan secara benar. ERP tidak pernah gagal, jika diimplementasikan secara benar.

Untuk dapat menjalankannya secara benar, dibutuhkan 2 element penting:

  1. Sebuah jadwal implementasi yang agresif, terfokus pada perolehan manfaat maksimum dalam waktu minimum.
  2. The Proven Path. Yaitu kumpulan langkah-langkah yang jika diikuti akan memastikan kesuksesan implementasi.

JADWAL IMPLEMENTASI YANG AGRESIF

Sebuah pertanyaan muncul : “ Berapa lama yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan seluruh fungsi ERP di seluruh perusahaan, mulai dari awal hingga akhir? “

Pertama-tama, sangat sulit untuk mengimplementasikan ERP di seluruh perusahaan dalam waktu kurang dari satu tahun. Mengapa? Karena begitu banyak pekerjaan yang harus dilakukan, dan lebih lagi, pekerjaan ini bukan prioritas utama. Namun, untuk perusahaan skala kecil atau sedang, jika memakan waktu lebih dari 2 tahun, maka pasti ada hal yang salah. Dalam waktu 2 tahun, akan semakin sulit untuk menjaga intensitas, antusiasme, dan dedikasi yang dibutuhkan. Dunia berubah terlalu cepat.

Jadi secara umum, waktu yang dibutuhkan adalah sekitar 18 bulan. Mungkin ada sebagian orang yang menganggap waktu 18 bulan terlalu agresif atau ambisius. Tentu tidak. Ini sebabnya:

Intensitas dan Antusiasme

Karena ERP harus diimplementasikan oleh orang-orang yang juga menjalankan bisnis, maka prioritas utama mereka adalah menjalankan bisnis, yang merupakan tugas full-time juga. Jadi tanggung jawab implementasi ini akan mengharuskan mereka bekerja lebih banyak dan lebih lama.

Dengan proyek yang terlalu panjang, maka orang-orang ini akan menjadi berkecil hati. Hasilnya tidak terlihat, terlalu jauh di masa depan. Namun, dengan jadwal yang agresif, maka orang-orang ini akan dapat melihat kemajuannya sejak awal. Mereka bisa mengharapkan peningkatan dalam waktu yang cukup singkat.

Prioritas

Hampir tidak mungkin bagi ERP untuk dapat memegang prioritas tinggi selama 3-4 tahun. Jika prioritas makin turun, begitu juga peluang untuk sukses. Pendekatan yang paling baik adalah menetapkan ERP sebagai prioritas yang sangat tinggi, mengimplementasikannya secara cepat dan sukses, kemudian meraih keuntungan darinya.

Perubahan tidak terduga

Perubahan ini mungkin terjadi dalam 2 bentuk: pergantian orang atau perubahan lingkungan kerja. Masing-masing menjadi ancaman bagi kesuksesan proyek ERP.

Pergantian orang jelas sekali memberikan dampak besar. Orang baru belum tentu memiliki pemahaman yang sama. Implementasi yang sedang separuh jalan bisa terancam rusak dengan pergantian kebijakan atau pengambilan keputusan yang berbeda.

Perubahan lingkungan bisa saja berupa peningkatan tajam dalam bisnis (“Kami terlalu sibuk untuk ERP”), atau penurunan tajam dalam bisnis (“Kami tidak dapat lagi mendukung ERP”). Begitu juga regulasi pemerintah, tekanan persaingan, dll.

Keduanya mungkin terjadi dalam rentang waktu yang singkat, apalagi dalam periode yang panjang.

Jadwal Selip

Dalam proyek besar seperti implementasi ERP, sangat mudah terjadi jadwal selip. Dalam banyak kasus,  jadwal yang ketat dan agresif akan lebih jarang selip daripada jadwal yang longgar dan tidak agresif.

Keuntungan / Manfaat

Mengambil waktu yang lebih lama dari yang diperlukan, akan mengurangi keuntungan. Biaya lost-opportunity untuk keterlambatan satu bulan, umumnya adalah sebesar $100.000. Bayangkan kerugian yang terjadi jika terjadi penundaan selama satu tahun.

Jadi jadwal implementasi yang agresif sangat diperlukan. Tapi apakah hal itu bisa dilakukan? Ya, hampir selalu bisa. Untuk memahami mengapa bisa, maka kita perlu memahami konsep tiga tombol, yang akan kita bahas pada posting berikutnya.

Salam.

Widyat Nurcahyo

Tangerang Selatan

Post a comment or leave a trackback: Trackback URL.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: