Implikasi Teknologi Informasi Terhadap Organisasi

Informasi adalah ibarat darah bagi organisasi. Hampir tidak ada yang bisa dilakukan tanpa informasi. Karenanya, biaya penanganan dan pemrosesan informasi menjadi sangat penting. Biaya teknologi terus menurun dari waktu ke waktu, sehingga fungsi yang digunakan dalam organisasi juga semakin meningkat. Mulai dari pengolahan algoritmik data numerik menjadi manipulasi heuristik dan informasi kualitatif, kemudian digabung dengan kemampuan pengolahan gambar dan video, dan akhirnya kemampuan untuk terkoneksi secara virtual kemanapun di dunia ini. Kemampuan seperti ini mau tidak mau akan merubah perilaku organisasi.

Teknologi informasi memberikan pengaruh yang begitu kuat  karena dapat mempengaruhi baik produksi maupun koordinasi.

Produksi mengacu kepada seluruh kegiatan menghasilkan barang atau jasa yang dijual oleh organisasi. Tidak terbatas hanya pada produk fisik, tetapi juga produk intelektual. Kegiatan produksi yang paling dipengaruhi oleh teknologi informasi adalah kegiatan dimana informasi / pengetahuan mempunyai pengaruh yang nyata. Kita menyebut pekerjanya sebagai “information / knowledge worker”. Pekerja yang masuk ke dalam golongan ini sangat banyak. Dalam industri manufaktur sekitar 40%, sedangkan dalam industri jasa sekitar 80%. Kategori knowledge worker meliputi pekerja yang memproses informasi tanpa modifikasi, pekerja yang memberikan nilai tambah pada informasi, dan pekerja yang mempergunakan informasi.

Sementara kegiatan koordinasi adalah sebagian besar kegiatan organisasi. Teknologi informasi membuat jarak dan waktu menyempit mendekati nol. Hal ini merubah kegiatan koordinasi secara drastis. Misalnya sekarang dimungkinkan untuk memesan tiket pesawat secara online yang memangkas habis waktu antrian membeli tiket. Salah satu fitur koordinasi lain yang sangat dipengaruhi TI adalah Organizational Memory. Database dan Knowledgebase perusahaan saat ini menyediakan persediaan informasi yang sangat besar yang bisa digunakan kapan saja diperlukan. Dengan kemampuan pendeteksian pola yang disediakan teknologi informasi, informasi apa pun bisa ditarik dari kumpulan data dan pengetahuan tersebut.

Ada 6 implikasi teknologi informasi terhadap organisasi:

1. IT memungkinkan perubahan mendasar dari cara bekerja

Kita sudah menyinggung sedikit di atas bahwa tingkat pengaruh teknologi informasi terhadap suatu pekerjaan bergantung kepada seberapa besar pekerjaan itu membutuhkan informasi, baik itu informasi mengenai produk atau jasa yang harus dibuat dan cara mengerjakannya (kegiatan produksi) maupun informasi mengenai kapan harus dilakukan dan berkaitan dengan siapa (kegiatan koordinasi).

TI bisa secara radikal merubah struktur biaya suatu pekerjaan. Namun, TI hanya alat yang memungkinkannya. Untuk bisa benar-benar merubah cara bekerja dibutuhkan kerjasama antara kepemimpinan manajemen dan partisipasi karyawan.

Pekerjaan Produksi

Ada 3 pengaruh TI yang sangat jelas terlihat merubah pekerjaan produksi:

  1. Produksi fisik dipengaruhi oleh robotik, instrumen yang dikontrol komputer, dan sensor cerdas.
  2. Produksi informasi dipengaruhi oleh pemrosesan data dengan komputer, terutama untuk pekerjaan clerical standar.
  3. Produksi pengetahuan dipengaruhi oleh tools seperti CAD/CAM dan CASE.

Pekerjaan Koordinasi

Ada 3 perubahan yang jelas terjadi pada pekerjaan koordinasi:

  1. Jarak menyempit hingga nol, sehingga jarak bukan lagi menjadi hambatan yang berarti. Lokasi kerja bisa dipikirkan kembali untuk mendapatkan hasil yang terbaik.
  2. Waktu juga bisa diperkecil hingga nol, atau digeser dengan mudah. Organisasi yang berada pada zona waktu berbeda bisa dengan mudah bekerjasama .
  3. Organizational Memory bisa disimpan dalam jangka waktu sangat lama, dikontribusikan dari seluruh bagian organisasi, dan bisa digunakan oleh siapapun yang membutuhkan.

Pekerjaan Manajemen

Dua dimensi manajemen yang dipengaruhi oleh TI:

1. Pengarahan

Termasuk di dalamnya perencanaan dan pengambilan keputusan. TI yang merubahnya misalnya seperti EIS dan DSS.

 2. Kontrol

Berhubungan dengan masalah pengukuran kinerja dan tindak lanjutnya. Hal ini bisa sangat dipengaruhi oleh TI misalnya melalui sistem pengukuran kinerja otomatis.

2. IT memungkinkan integrasi fungsi-fungsi bisnis di seluruh tingkat di dalam dan antar organisasi

Konsep “informasi apapun, dimana pun, kapan pun, dengan cara apa pun” semakin maju dan murah.  Kemampuan organisasi untuk menghubungkan orang-orang dan tugas-tugas secara elektronik semakin meningkat dan terjangkau. Batasan antar organisasi semakin menghilang. Perubahan ini terjadi dengan sangat cepat, bahkan revolusioner. Integrasi ini terjadi dalam 4 bentuk:

a. Di dalam rantai nilai

Mengkoneksikan orang-orang dari berbagai departemen melalui LAN dan membuat tim untuk suatu tugas tertentu.

 b. Menghubungkan rantai nilai antar organisasi

Bagian pembelian dapat dikoneksikan dengan bagian pengiriman supplier. Bagian penjualan dapat dikoneksikan dengan pelanggan.

 c. Substitusi rantai nilai melalui subkontrak dan kerjasama

Suatu tugas tertentu atau bahkan satu departemen tertentu dapat disubkontrak kepada organisasi lain.

 d. Pasar Elektronik

Ini adalah bentuk integrasi yang paling berkembang. Sejak 1990an, e-commerce meningkat sangat pesat karena biaya TI yang semakin murah.

 Salah satu dari ke-4 bentuk ini setidaknya ada dalam setiap organisasi sekarang ini. Namun hasil yang dirasakan sangat bervariasi.

3. IT menyebabkan pergeseran kompetisi di berbagai industri

Organisasi yang terlambat mengadopsi perkembangan teknologi informasi akan semakin tertinggal. Pola persaingan sudah berubah. Jika dulu suatu industri cukup mengandalkan kualitas produk dan layanannya saja untuk merajai pasar, kini tidak lagi. Kini, yang menguasai informasi yang akan bisa sukses. IT bisa meningkatkan iklim persaingan atau justru meniadakannya.

4. IT memberikan peluang strategis baru

Di tengah perubahan lingkungan bisnis yang pesat, organisasi bisa menemukan peluang yang menyebabkan mereka harus melihat kembali misi dan operasinya. Respon terhadap lingkungan yang berubah ini melalui tiga tahap: automate, informate, dan transformation.

a. Automate

Aplikasi IT pada tahap ini dirancang untuk mengurangi biaya. Pengurangan biaya yang paling umum adalah melalui pengurangan tenaga kerja yang digantikan oleh peralatan otomatis. Selain itu, pengurangan biaya yang paling besar adalah berasal dari berkurangnya waktu untuk melakukan pekerjaan.

 b. Informate

Ada 3 karakteristik pada tahap ini:

  • Pertama: Pekerjaan melibatkan alat-alat baru yang memberikan informasi yang harus digunakan untuk melakukan pekerjaan. Pekerja membutuhkan keahlian baru dan harus merubah cara kerja dan berpikirnya.
  • Kedua: Peralatan IT baru seringkali menghasilkan berbagai informasi baru sebagai hasil sampingan. Pekerja harus merubah cara berpikirnya sehingga ia bisa menganalisa informasi tersebut.
  • Ketiga: Keahlian dan informasi baru ini dikembangkan sehingga terbuka peluang pasar yang baru.

c. Transformation

Perubahan pekerjaan tidak hanya berhenti di dua tahap tersebut, tapi terus berubah hingga perubahan itu menjadi perbedaan mendasar dalam organisasi. Tahap ini sangat sulit dicapai karena membutuhkan kepemimpinan, visi, dan proses berkelanjutan dalam pemberdayaan organisasi.

5. Keberhasilan aplikasi IT membutuhkan perubahan manajemen dan struktur organisasi

IT memungkinkan distribusi kekuasaan, fungsi, dan kontrol menjadi lebih efektif dimanapun mereka berada. Biaya koordinasi semakin murah. IT memungkinkan pembagian, pemecahan, pemisahan bentuk organisasi tradisional. Lingkungan organisasi menjadi semakin dinamis.

6. Kompetisi Global

IT merubah wajah ekonomi dunia. Dengan menghilangnya batas-batas ruang dan waktu, organisasi kini harus berkompetisi secara global. “Act local, Think global”.

Post a comment or leave a trackback: Trackback URL.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: