Komputerisasi dan Produktifitas

Komputerisasi telah digembar-gemborkan sebagai teknologi yang membuat pekerjaan menjadi lebih efektif, efisien, dan mampu memangkas biaya secara radikal. Jika memang demikian, mengapa banyak perusahaan yang telah menerapkan komputerisasi ternyata tidak mengalami peningkatan dalam produktifitasnya? Bahkan Amerika Serikat sebagai negara dimana milyaran komputer digunakan ternyata mengalami penurunan produktifitas negaranya? Inilah yang disebut dengan Productivity Paradox. Ada beberapa penyebab dari fenomena ini.

Formalisasi Komunikasi

Peningkatan karena komputerisasi sering dilihat hanya dari perubahan yang terjadi pada satu saluran saja. Misalnya orang melihat kecepatan software pengolah kata dibandingkan dengan menulis atau mesin ketik. Tetapi teknologi baru dapat pula menggeser komunikasi dari satu saluran ke saluran lain. Misalnya seorang manajer memutuskan untuk menulis memo melalui email daripada menelepon seseorang. Dalam hal ini, kecepatan bicara berpotensi 5 kali lebih cepat daripada mengetik. Jadi teknologi baru bisa saja meningkatkan produktifitas pada satu saluran, tetapi menurunkan produktifitas di saluran lain.

Kebanyakan investasi IT berfokus pada media komunikasi tertulis, sehingga mungkin akan menggeser komunikasi dari lisan (lebih cepat) kepada tertulis (lebih lambat). Ini disebut dengan proses formalisasi komunikasi.

Jadi IT memiliki efek samping yang tidak dikehendaki sebelumnya, yaitu meningkatnya penggunaan komunikasi tertulis dengan mengorbankan komunikasi lisan yang lebih cepat.

 

Pertukaran Quantity-Quality

Pertukaran antara kualitas dan kuantitas merupakan hal yang umum terjadi. Jika kualitas ditingkatkan, kuantitas menurun, dan sebaliknya. Melalui pemanfaatan IT, seringkali terjadi ilusi bahwa keduanya meningkat bersamaan. Dengan teknologi, dianggap dapat meningkatkan kuantitas pekerjaan sekaligus kualitasnya, padahal yang terjadi umumnya adalah meningkatkan kualitas dengan menggunakan waktu yang dibebaskan melalui pemanfaatan IT, sehingga produktifitas tidak meningkat. Misalnya, karyawan menghasilkan lebih banyak dokumen, tetapi juga melakukan lebih banyak koreksi dari sebelumnya. Mereka juga menghabiskan lebih banyak waktu untuk font, grafik, dan tampilan.

Walaupun hampir seluruh pengguna komputer yakin bahwa komputer membuat mereka bekerja lebih baik, namun kebanyakan dari mereka tidak percaya bahwa mereka dapat melakukan pekerjaan lebih banyak dalam waktu yang sama.

 

Volume pekerjaan meningkat

Seringkali diasumsikan bahwa dengan komputerisasi, pekerjaan dilakukan dengan lebih cepat, sehingga pekerja yang dibutuhkan berkurang. Logika ini masuk akal, tetapi kurang lengkap, karena melupakan kenyataan bahwa peningkatan efisiensi dalam pengolahan informasi di dalam organisasi akan langsung meningkatkan pula permintaan akan informasi di dalam organisasi tersebut. Dengan kata lain, komputerisasi membuat pekerjaan lebih mudah, tetapi meningkatkan volume pekerjaan yang harus dilakukan.

Dalam bahasa ekonomi, dikatakan bahwa komputer dapat mereduksi biaya per unit dari pekerjaan informasi, tetapi hal ini menyebabkan peningkatan permntaan yang luar biasa terhadap informasi di dalam perusahaan. Jadi total biaya untuk informasi tidak menurun seperti yang diharapkan. Contohnya: software CAD membuat pekerjaan perancangan lebih mudah dan cepat, hal ini membuat jumlah gambar yang dihasilkan sebelum rancangan disetujui juga meningkat. Wordprocessor membuat kemudahan untuk memperbaiki dokumen, namun hal ini menyebabkan jumlah revisi dan penulisan ulang juga meningkat pesat.

 

Peningkatan kebutuhan akan kontrol

Budaya informasi di dalam perusahaan didorong oleh top management yang membutuhkan kontrol yang lebih besar. Kontrol ini diperoleh dari pengumpulan informasi dari seluruh lini perusahaan yang bisa digunakan untuk keperluan manajemen. Walaupun kebutuhan manajemen terpenuhi dan dipermudah, namun jangan dilupakan bahwa untuk mengumpulkan seluruh informasi yang dibutuhkan itu membutuhkan biaya dan usaha yang tidak sedikit. Karenanya pengaruh peningkatan produktifitas manajemen dihilangkan kembali oleh peningkatan biaya tersebut.

Selain itu, fenomena ini menimbulkan ledakan jumlah dan proporsi posisi manajerial di dunia. Ini menyebabkan ‘penggembungan’ administratif. Persepsi lama yang menyatakan bahwa biaya overhead administratif terbesar adalah dari posisi sekretaris dan klerikal, ternyata sudah tidak berlaku.

Peningkatan jumlah manajer dan biaya tinggi MIS, meniadakan potensi peningkatan produktifitas IT.

 

Kompetisi versus Produktifitas

Kebanyakan perusahaan menggunakan IT untuk meningkatkan kemampuan kompetitifnya di pasar. Hal ini mungkin berguna dalam meningkatkan produktifitas perusahaan, tetapi bila dipandang secara lebih luas (mis: negara), produktifitas total tidaklah mengalami perubahan. Perubahan yang ada hanyalah pembagian porsi pasar yang bergeser, bukan besar porsinya yang berubah.

Sebagai contoh teknologi ATM di bisnis perbankan. Pada saat muncul, teknologi ini merubah iklim persaingan. Bank yang menyediakan ATM menjadi sangat kompetitif, dan bisa menarik pangsa pasar yang lebih besar karena konsumen menyukai kemudahan yang diberikan olehnya. Namun, hingga saat ini, dimana tidak ada bank yang bisa hidup tanpa ATM, sesungguhnya mesin ini tidak memberikan keuntungan baru bagi bank. Bahkan bank harus menanggung biaya ATM karena ditengah persaingan yang begitu ketat, tidak mungkin lagi untuk membebankannya pada konsumen. ATM juga tidak bisa mengurangi jumlah teller di bank, karena konsumen hanya menggunakan ATM untuk transaksi yang sebelumnya tidak mereka lakukan, seperti menarik uang jumlah kecil secara lebih sering.

 

Proses Antar Organisasi

Revolusi informasi adalah proses yang mendorong dirinya sendiri, perkembangan dalam ketersediaan informasi mendorong kebutuhan yang lebih besar akan informasi. Seperti yang dikatakan Jacques Ellul (1954): “new technologies create needs which only more of that technology can fulfill.”

Perubahan pada suatu organisasi mendorong perubahan pada organisasi lain yang berhubungan dengannya. Dinamika ini terjadi di seluruh perekonomian, karena hubungan antar organisasi semakin padat informasi. Ketersediaan data terkomputerisasi memungkinkan pemerintah menuntut data yang semakin detil dari berbagai organisasi. Konsumen bank menuntut informasi 24 jam atas rekening mereka. Pengguna jasa kurir mengharapkan tracking instant terhadap paket mereka. Perusahaan mengharapkan agar dapat berhubungan langsung dengan komputer supplier untuk mengetahui status order, tingkat inventory, dll.

Fenomena ini memberikan implikasi jangka pendek yaitu membebani pekerjaan informasi yang semakin banyak pada organisasi, dan organisasi harus menyediakan investasi yang cukup besar untuk peralatan dan personil agar dapat menyediakan akses informasi ini. Untuk bisa bertahan hidup, tuntutan ini tidak bisa dibiarkan begitu saja. Di tengah kompetisi yang semakin ketat, perusahaan tidak dapat membebankan biaya ini pada yang meminta informasi tersebut, karenanya beban seperti ini meniadakan peningkatan produktifitas di bagian lain organisasi.

Post a comment or leave a trackback: Trackback URL.

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s

%d blogger menyukai ini: